Obowiązkowe korzystanie z KSeF od 2026 roku – kompendium wiedzy

Spis treści

1. Wprowadzenie
2. Czym jest KSeF?
3. KSeF – korzyści i wady
4. Porównanie KSeF z poprzednimi metodami rozliczeń
5. KSeF – jak się przygotować na przemianę?
6. Podsumowanie
7. FAQ

Wprowadzenie

W związku z wprowadzeniem przez Ministerstwo Finansów nowelizacji ustawy, od 1 stycznia 2026 roku każdy podatnik VAT będzie musiał korzystać z platformy Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Zmiana ta ma kluczowe znaczenie dla funkcjonowania wielu firm w Polsce.

Czym jest KSeF?

Krajowy System e-Faktur to platforma rządowa umożliwiająca generowanie, wysyłanie, odbieranie i przechowywanie faktur VAT w formie elektronicznej. Działa ona jako centralny punkt wymiany informacji o obrocie towarowo-usługowym w Polsce. Przykładowo, dla przedsiębiorcy działającego w branży budowlanej, generującego miesięcznie kilkaset faktur, KSeF staje się nieodzownym narzędziem.

KSeF – korzyści i wady

Zalety korzystania z KSeF:

1. Uproszczenie procesów księgowych – e-faktury są łatwiejsze do przetworzenia i przechowywania niż faktury papierowe.
2. Zwiększenie bezpieczeństwa – e-faktury są trudniejsze do sfałszowania, a dostęp do nich jest lepiej chroniony.
3. Oszczędność czasu i zasobów – e-faktury są wygodniejsze w użyciu, nie wymagają fizycznego przechowywania i są łatwiejsze do wyszukania.

Wady korzystania z KSeF:

1. Potrzeba przystosowania systemów informatycznych – dla niektórych firm może to oznaczać konieczność inwestycji w nowe rozwiązania.
2. Konieczność szkolenia pracowników – dla wielu osób korzystanie z systemu KSeF może być nowością.

Porównanie KSeF z poprzednimi metodami rozliczeń

KSeF – jak się przygotować na przemianę?

Wyzwania, które stoją przed firmami związane są przede wszystkim z dostosowaniem się do nowych przepisów. Kluczowe jest wyszkolenie pracowników, zrozumienie nowych zasad oraz przystosowanie systemów informatycznych do nowych wymogów.

Podsumowanie

Obowiązkowe korzystanie z KSeF od 2026 roku to bez wątpienia duża zmiana w polskim systemie podatkowym. Z jednej strony przynosi wiele korzyści, takich jak usprawnienie procesów księgowych, zwiększenie bezpieczeństwa czy oszczędności. Z drugiej strony – wymaga dostosowania się do nowych przepisów, co wiąże się z koniecznością inwestycji w nowe systemy oraz szkolenie pracowników.

FAQ

1. Czy obowiązek korzystania z KSeF dotyczy również małych przedsiębiorców?

• Tak, obowiązek korzystania z KSeF obejmuje wszystkich przedsiębiorców, niezależnie od wielkości firmy czy branży.

1. Czy mogę dalej wystawiać faktury papierowe?

• Nie. Od 2026 roku wszystkie faktury VAT muszą być wystawiane w formie elektronicznej przez system KSeF.

1. Czy podatnik musi mieć dostęp do Internetu, aby korzystać z KSeF?

• Tak, korzystanie z KSeF wymaga dostępu do Internetu.

1. Czy korzystanie z KSeF jest bezpłatne?

• Tak, korzystanie z KSeF jest bezpłatne dla wszystkich podatników.

1. Czy KSeF jest bezpieczny?

• Tak, KSeF jest bezpiecznym narzędziem, które spełnia wszelkie wymogi w zakresie ochrony danych osobowych.